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Las bases de una buena comunicación son las siguientes:
1) Buscar el clasificar las ideas antes de comunicar.
Cuanto más sistemáticamente se analice un problema o una idea que hay que comunicar más caras se vuelven. Muchas comunicaciones fracasan por inadecuada planificación. La buena planificación debe considerar las metas y actitudes de los que recibirán la comunicación y los que serán afectados por ella.
2) Examinar el verdadero objeto de cada comunicación
Puede ser: - Obtener información
- Iniciar una acción
- Cambiar la actitud de otra persona
Hay que identificar la meta más importante y entonces adaptar el lenguaje, tono y aproximación para servir aquel objetivo específico. Contra más corto sea el foco del mensaje, mayores las probabilidades de éxito.
3) Considerar todos los factores físicos y humanos.
Sentido del tiempo (las circunstancias bajo las que se hace un anuncio o se toma una decisión); condiciones físicas (comunicar en privado o de otra forma), el clima social que impregna las relaciones de trabajo dentro de la campaña o un departamento y establece el tono de sus comunicaciones; práctica pasada y acostumbrada (el grado de adaptación de la comunicación a las expectativas de la audiencia).
Como todo organismo viviente, la comunicación debe ser capaz de adaptarse a su entorno.
4) Consultar con otros
Buscar la participación de otros al planear una comunicación o desarrollar los hechos en que se basa.
5) Ser consciente mientras se comunica tanto del tono como del contenido básico del lenguaje.
El tono de voz, la expresión, la aparente receptividad a las respuestas de los otros tienen un impacto tremendo sobre aquellos a los que se quiere llegar. Las sutilidades de la comunicación afectan la reacción de los oyentes.
La elección del lenguaje predetermina en gran parte la reacción de los oyentes.
6) Aprovechar la oportunidad de aportar algo de ayuda o valor al receptor.
El hábito de intentar ver las cosas desde el punto de vista del otro. La gente responde mejor al manager cuyos mensajes tienen en cuenta sus propios intereses.
7) Perseguir activamente la comunicación
Los mejores esfuerzos se pierden en la comunicación si no se expresa el verdadero significado e intención, si no seguimos hasta ver cuan bien o mal hemos colocado nuestro mensaje y mediante el feedback se conozca el resultado de la acción.
8) Comunicar para mañana como para hoy
Aunque se comunica para cubrir una situación inmediata se debe planificar con el pasado en mente si se quiere mantener consistencia en la visión del receptor; aunque todavía más importante se debe ser constante en los intereses y metas a largo plazo.
9) Asegurarse que las acciones soportan la comunicación
La comunicación más eficaz no es la que se dice sino lo que se hace. Si hay contradicción entre el dicho y el hecho, se descarta lo que la persona ha dicho.
10) Buscar no sólo ser comprendido sino comprender: ser un buen escuchador.
Cuando se comienza a hablar, a menudo se deja de escuchar, lo que es una de las capacidades en la comunicación más importante, más difícil y el más desestimado. Así, es preciso concentrarse no sólo en la significación explícita de lo que la otra persona está expresando, sino también del significado implícito, palabras no dichas y tonos que dicen más de lo que significan.
Hay que aprender a escuchar con el oído interior si se quiere conocer al hombre interior.
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